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Plano de comunicação · 21 de outubro a março

Duas sessões e o novo secundário em Lisboa

Plano de comunicação para encher as sessões de 18 e 20 de novembro, reunir contactos qualificados e encaminhá-los para as admissões até março.

O que lançamos

Secundário e 2.º e 3.º ciclo

Abertura do ensino secundário no próximo ano letivo e apresentação da oferta educativa do 2.º e 3.º ciclo.

Sessões

18 e 20 de novembro

Dia 18, às 18h, oferta do 2.º e 3.º ciclo. Dia 20, às 18h, abertura do secundário. Local a confirmar.

Objetivo

Contactos até março

Duas sessões cheias, lista de contactos qualificados e famílias encaminhadas para as admissões.

Timeline

Do convite às famílias até março

Cada marco indica os meios envolvidos. A ordem é fixa: as famílias do colégio recebem o convite da Direção primeiro. A imprensa e a comunidade só são contactadas depois. A confirmar hora e local da sessão e as datas de janeiro e fevereiro.

Meios de apoio em todo o períodoPágina de inscriçãoNewsletter semanalAssinatura de emailGrupos de paisCartazes à entradaPanfletos e outdoors
Inscrição nas sessões

Como fazemos a inscrição

Todos os meios apontam para o mesmo sítio: uma página de inscrição no site do colégio, com um formulário curto. Cada contacto entra por um único caminho e sabemos de onde veio. As famílias do colégio e a população usam o mesmo formulário.

1

Página de inscrição

Uma página em esma.pt com as duas sessões, data, hora, local, programa e formulário. O interessado escolhe uma ou as duas.

2

Formulário curto

Nome, email, telemóvel, nível de interesse e como soube das sessões. Preenche-se em menos de um minuto.

3

Confirmação imediata

Email automático com os dados da sessão escolhida, o mapa e um botão para guardar no calendário.

4

Lembretes

Lembrete 48 horas antes e outro no próprio dia, por email e mensagem. Quem não confirmou recebe uma chamada.

5

Receção no dia

Mesa com a lista de inscritos e QR code de check-in. Quem chega sem inscrição preenche o formulário no momento.

Se a pessoa preferir telefone

A secretaria preenche o mesmo formulário por telefone (21 851 78 34) ou email (secretaria@esma.pt), para que o contacto entre na lista única.

Porque perguntamos «Como soube»

É a única forma de saber se a carta, as redes, a imprensa ou o cartaz trouxeram a pessoa. Sem esta pergunta, não conseguimos avaliar o que funcionou e o que repetir em janeiro.

Campos do formulário

CampoTipoPara que serve
NomeObrigatórioIdentificar a família e personalizar o follow-up.
EmailObrigatórioConfirmação, lembretes e resumo da sessão.
TelemóvelObrigatórioChamada das admissões e lembrete no dia.
Nível de interesseObrigatórioSegmentar a comunicação por ciclo de ensino.
Como soube da sessãoObrigatórioMedir que meios funcionam: carta, redes, imprensa, cartaz, amigo.
Ano letivo de entrada pretendidoOpcionalCalcular prazos e urgência.
Número de pessoasOpcionalPreparar a sala e a receção.
Autorização para contactosObrigatório, separadoConsentimento explícito para comunicações do colégio, sem caixa pré-marcada.
Contactos e follow-up

Como aproveitamos o momento da sessão

A sessão junta pessoas com interesse real. O objetivo é sair de lá com contactos qualificados e com o passo seguinte marcado, não apenas com a sala cheia.

Antes

A inscrição já é um contacto

  • Cada inscrito tem consentimento para ser contactado.
  • O nível de interesse e a origem permitem segmentar desde o primeiro dia.
  • Quem se inscreveu e não confirmou recebe uma chamada.
Durante

Três recolhas na sala

  • Check-in com QR code, que separa inscritos de presentes.
  • Cartão de interesse à saída, com três caixas: quero visitar, quero ser contactado, quero receber informação.
  • Mesa das admissões à saída, para conversar e marcar a visita no momento.
  • Lista das perguntas feitas, que alimenta as perguntas frequentes.
Depois

Programa de follow-up

Nas 24 horas seguintes, cada contacto é classificado e entra no programa abaixo. A Comunicação envia os emails e as admissões fazem as chamadas.

Programa de follow-up até março

Mesmo dia, à noite

Agradecimento

Email a todos os inscritos, com o resumo da sessão, a apresentação da Direção e uma ligação para marcar visita ao colégio.

Dia seguinte

Perguntas frequentes

Email com as respostas às perguntas feitas na sessão, organizadas por tema, e o contacto direto das admissões.

Dias 2 a 3

Chamada às famílias quentes

Admissões ligam a quem pediu contacto ou visita no cartão de interesse. Cada chamada fica registada na lista.

Semana 1

Convite para visita

Mensagem com um vídeo curto da Direção e dois horários de visita. Uma só chamada à ação.

Semanas 2 e 3

Quem não compareceu

Email a quem se inscreveu e faltou, com o resumo da sessão e uma nova data de visita.

Dezembro

Mensagem de Natal

Mensagem da Direção a todos os contactos, com a agenda de janeiro e o convite para o open day.

Janeiro

Open day

Convite personalizado por segmento. Quem visitou recebe agradecimento no dia seguinte e uma proposta de inscrição.

Fevereiro a março

Inscrições e último contacto

Aviso de abertura de inscrições e dos prazos. Contacto individual das admissões a quem ainda não decidiu.

Segmentos

SegmentoQuem éRespostaRitmo seguinte
QuentePediu contacto ou visita, ou quer inscrever.Admissões ligam em 48 horas e marcam visita.Chamada, depois email com proposta de inscrição.
MornoEsteve na sessão e quer mais informação.Email com perguntas frequentes e convite para o open day.Mensagem quinzenal, no máximo.
FrioInscreveu-se e faltou, ou veio por curiosidade.Resumo da sessão e convite para nova data.Conteúdos mensais, sem insistência.

Proteção de dados

Cada contacto é guardado só com consentimento explícito para comunicações do colégio, com a política de privacidade à vista no formulário. A lista única tem acesso limitado a Comunicação, secretaria e Direção. A validar com o responsável pela proteção de dados do grupo.

Admissões

Como encaminhamos os contactos

Do formulário à ficha de inscrição, cada família tem um percurso claro e um responsável. Os prazos abaixo são uma proposta a validar com a secretaria.

1

Inscrição

Formulário, QR code, telefone ou mesa de receção. Tudo entra no mesmo formulário.

2

Lista única

Uma folha partilhada, com uma linha por família e a origem do contacto (carta, redes, imprensa, cartaz, amigo).

3

Classificação

A Comunicação classifica cada contacto como quente, morno ou frio nas 24 horas seguintes.

4

Contacto das admissões

Os contactos quentes recebem chamada em 48 horas. Cada chamada fica registada na lista.

5

Visita ou entrevista

Visita guiada com a Direção Pedagógica, em horário marcado na chamada.

6

Ficha de inscrição

Entrega da ficha e acompanhamento da família até março, com um responsável único por família.

Estado de cada contacto

Novo, Contactado, Visita marcada, Visita feita, Inscrito ou Não avança (com o motivo). A Comunicação acompanha a lista toda as semanas e envia à Direção um resumo com os contactos por origem.

O que medimos

  • Inscritos e presentes em cada sessão.
  • Pedidos de contacto e visitas feitas.
  • Fichas de inscrição entregues.
  • Tudo por origem: carta, redes, imprensa, cartaz, rádio, amigo.

Quem faz o quê

EquipaResponsabilidade
ComunicaçãoPágina de inscrição, campanhas, lista única, classificação dos contactos, emails de follow-up e relatório semanal.
Secretaria e admissõesChamadas aos contactos quentes, marcação de visitas, registo do resultado e entrega da ficha de inscrição.
Direção PedagógicaApresentação nas sessões, receção das famílias nas visitas e aprovação das mensagens enviadas em nome do colégio.
Facebook e Instagram

Cartão de inscrição e como funciona

Um cartão por sessão, ambos a levar ao mesmo formulário. Mostramos os cartões, os textos das publicações, o formulário que a família preenche e como tudo funciona.

Imprensa local

Exemplo de notícia para os jornais

Texto pronto a enviar com fotografia e ficha de serviço. Os jornais publicam melhor quando recebem a informação prática separada do texto. A citação da Direção fica por validar.

Comunicado · Externato São Miguel Arcanjo, Lisboa

Externato São Miguel Arcanjo abre o ensino secundário e apresenta a oferta do 2.º e 3.º ciclo

Duas sessões de esclarecimento, a 18 e a 20 de novembro, às 18h, abertas a todas as famílias

A confirmar Legenda e crédito da fotografia, com autorização de imagem.

O Externato São Miguel Arcanjo, nos Olivais, em Lisboa, abre pela primeira vez o ensino secundário no próximo ano letivo. A Direção apresenta o projeto a 20 de novembro, às 18h. Dois dias antes, a 18 de novembro, à mesma hora, o colégio apresenta a oferta educativa do 2.º e 3.º ciclo.

O Externato oferece um percurso educativo contínuo, da creche ao 9.º ano, e passa a prolongá-lo até ao fim do secundário. «Citação da Direção a validar»

Assumimos o compromisso de uma educação de excelência, assente na continuidade, na estabilidade e no acompanhamento próximo de cada aluno. Convidamo-lo a conhecer o projeto numa das sessões, com inscrição em esma.pt ou na secretaria.

Envio: a 4 de novembro, depois da carta às famílias, com a fotografia em alta resolução e a ficha de serviço. Oferecer entrevista da Direção e enviar também às agendas culturais e às rádios locais.

Cartaz e panfleto

Exemplo de cartaz

Cartaz A3 para afixar no colégio e no comércio. O mesmo layout, em A5, serve de panfleto. O logótipo aplica-se a partir do ficheiro original, com área de proteção de 0,5 X.

Sessões de esclarecimento

Abrimos o ensino secundário.

18 de novembro, 18hOferta do 2.º e 3.º ciclo20 de novembro, 18hAbertura do ensino secundário
QR da inscrição

Onde afixar e distribuir

  • Entrada do colégio e da portaria.
  • Comércio, cafés e farmácias dos Olivais.
  • Junta de freguesia, biblioteca e paróquias.
  • Creches, escolas do 1.º ciclo e clubes desportivos vizinhos.
  • Mupis e outdoors em pontos de passagem, com a data das sessões.

Produção

  • Cartaz A3 (297 x 420 mm) e panfleto A5, com QR code para a página de inscrição.
  • Impressão em CMYK: azul-petróleo C98 M72 Y50 K57, creme C2 M11 Y11 K0, vermelho C20 M98 Y87 K13. Aferir sobre prova antes da tiragem.
  • Tipo de letra Montserrat. Fotografia com autorização de imagem das famílias.
  • Local das sessões a confirmar antes de imprimir.