Cada contacto é classificado em 24 horas e entra no programa de follow-up. A Comunicação envia os emails, as admissões fazem as chamadas e registam o motivo de cada desistência.
Nas 24 horas seguintes à sessão, contar os presentes e juntar os cartões à lista.
Classificar cada contacto: quente (pediu visita ou contacto), morno (veio informar-se) ou frio (inscreveu-se e faltou).
Enviar o agradecimento a todos os inscritos (modelo abaixo).
No dia seguinte, enviar as respostas às perguntas feitas na sessão.
Ligar aos contactos quentes em 48 horas, com o guião de chamada, e marcar a visita.
Fazer a visita com o guião do ciclo respetivo e contactar a família 48 horas depois.
Comunicar o prazo de decisão e o prazo de reserva da vaga. Cada desistência fica com o motivo registado.
Quem não compareceu recebe o resumo da sessão e uma nova data de visita nas duas semanas seguintes.
Hipóteses do estudo, a confirmar com o registo.
| Etapa | Ponto de perda | Medida |
|---|---|---|
| Descoberta | Pouca visibilidade, sobretudo no ESMA. Fichas do Google incompletas. | Fichas completas, anúncios por zona, imprensa local |
| Consideração | Sem provas nem datas no site. | Páginas de admissão com datas, testemunhos e perguntas frequentes |
| Contacto | Sem registo nem prazo de resposta (a etapa com maior perda provável). | Registo único. Resposta humana em 24 horas |
| Visita | Sem guião nem seguimento. | Guião por ciclo. Contacto 48 horas depois |
| Candidatura | Processo longo e incerto. | Prazo de decisão comunicado |
| Matrícula | Preço ou outra escola no fim, sem saber porquê. | Prazo de reserva. Motivo de cada desistência registado |
| Segmento | Quem é | Resposta | Ritmo seguinte |
|---|---|---|---|
| Quente | Pediu contacto ou visita, ou quer inscrever. | Admissões ligam em 48 horas e marcam visita. | Chamada, depois email com proposta de inscrição. |
| Morno | Esteve na sessão e quer mais informação. | Email com perguntas frequentes e convite para o open day. | Mensagem quinzenal, no máximo. |
| Frio | Inscreveu-se e faltou, ou veio por curiosidade. | Resumo da sessão e convite para nova data. | Conteúdos mensais, sem insistência. |
Os textos entre parênteses retos ficam por confirmar. Cada texto passa pela Direção antes de sair.
Assunto: Obrigado por ter vindo à sessão de esclarecimento Caros pais e encarregados de educação, Agradecemos a sua presença na sessão de esclarecimento do Colégio Santa Teresa de Jesus. Anexamos a apresentação do projeto do ensino secundário. Convidamo-lo a conhecer o colégio numa visita. Responda a este email ou ligue para 252 80 80 60 e marcamos o dia que lhe for mais conveniente. Direção Pedagógica e Admissões Colégio Santa Teresa de Jesus
Assunto: Obrigado por ter vindo à sessão de esclarecimento Caros pais e encarregados de educação, Agradecemos a sua presença na sessão de esclarecimento do Externato São Miguel Arcanjo. Anexamos a apresentação do projeto. Convidamo-lo a conhecer o Externato numa visita. Responda a este email ou ligue para 21 851 78 34 e marcamos o dia que lhe for mais conveniente. Direção Pedagógica e Admissões Externato São Miguel Arcanjo
1. Apresentar-se e agradecer a presença na sessão. 2. Perguntar o que mais ficou por esclarecer. 3. Responder ou combinar a resposta por escrito. 4. Propor dois horários de visita. 5. Confirmar por email e registar na lista: data, resultado e próximo passo.
Assunto: Obrigado pela visita ao Colégio Santa Teresa de Jesus Caros pais e encarregados de educação, Agradecemos a visita. Ficamos disponíveis para qualquer dúvida e para explicar os passos da candidatura. O prazo de decisão é [prazo, a confirmar com a Direção]. Convidamo-lo a continuar a conversa: responda a este email ou ligue para 252 80 80 60. Admissões Colégio Santa Teresa de Jesus
Assunto: Obrigado pela visita ao Externato São Miguel Arcanjo Caros pais e encarregados de educação, Agradecemos a visita. Ficamos disponíveis para qualquer dúvida e para explicar os passos da candidatura. O prazo de decisão é [prazo, a confirmar com a Direção]. Convidamo-lo a continuar a conversa: responda a este email ou ligue para 21 851 78 34. Admissões Externato São Miguel Arcanjo
Assunto: Resumo da sessão de esclarecimento e nova data de visita Caros pais e encarregados de educação, Lamentámos não o ver na sessão. Enviamos o resumo e a apresentação do projeto do ensino secundário. Se quiser conhecer o colégio, temos visitas em [datas]. Admissões Colégio Santa Teresa de Jesus
Assunto: Resumo das sessões de esclarecimento e nova data de visita Caros pais e encarregados de educação, Lamentámos não o ver na sessão. Enviamos o resumo e a apresentação do projeto. Se quiser conhecer o Externato, temos visitas em [datas]. Admissões Externato São Miguel Arcanjo